Kurseinheit P050 Mitarbeiterzeitschriften

Kurseinheit

Lernziel

Die Teilnehmer lernen wie sie die Interne Kommunikation in der Unternehmenskommunikation verorten und welcher Maßnahmen-Mix zur Internen Kommunikations gehört. Sie lernen die Erfolgsfaktoren, den Aufbau, die Textsorten und die grafische Gestaltung einer Mitarbeiterzeitschrift kennen und wie sie die redaktionellen Produktionsabläufe gestalten, um ein erfolgreiches Mitarbeitermagazin zu konzipieren.

Studienbriefautor

Dr. Annika Schach

Belegungsempfehlung Dieser Studienbrief wird Teilnehmenden empfohlen, die die redaktionellen Produktionsprozesse einer Mitarbeiterzeitschrift erlernen möchten.
 
Inhalte Interne Kommunikation; Die Mitarbeiterzeitschrift als zentrale Publikation; Konzeption der Mitarbeiterzeitschrift; Titel, Text und Sprache in der Mitarbeiterzeitschrift; Produktion und Verteilung
 
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Mitarbeiterzeitschriften

Zwar kommen Journalisten in ihrer alltäglichen Arbeit kaum mit dem Medium Mitarbeiterzeitung in Berührung, welches ausschließlich der internen Kommunikation in Betrieben und Organisationen dient. Die Mitarbeiterzeitung eines Unternehmens kann dem Journalisten allerdings wichtige Informationen liefern, wenn er sich beispielsweise im Rahmen der Wirtschaftsberichterstattung mit der Firma beschäftigt. Für freie Journalisten und PR-Referenten lohnt es sich dagegen durchaus, sich mit dem Medium zu beschäftigen, weil deren Aufgabe nicht selten darin besteht, entsprechende Publikationen zu erstellen.


Interne Kommunikation

Mitarbeiterzeitungen stellen eine wichtige Säule der internen Kommunikation von Unternehmen dar. Vergleichbar mit der Mitarbeiterzeitung aus der privaten Wirtschaft sind Mitgliederzeitungen, die von Vereinen und Verbänden herausgegeben werden. Die interne Kommunikation erfüllt in Betrieben drei wichtige Funktionen: Zum einen trägt sie zur Optimierung der betrieblichen Abläufe bei, zum anderen werden wichtige Informationen weitergegeben und durch die verschiedenen Instrumente der internen Kommunikation kann ein Dialog zwischen Mitarbeitern und Belegschaft entstehen. Des Weiteren soll durch die interne Kommunikation die Motivation sowie die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen gestärkt werden.

Die interne Kommunikation erfolgt durch mehrere Elemente. Dazu gehören Rundschreiben, Bulletin Boards, Mitarbeitergespräche, Rundschreiben, Veranstaltungen wie Betriebsversammlungen oder Weihnachtsfeiern, die oft einen offiziellen Teil haben. Während Rundschreiben oder Newsletter nur zu einem besonderen Anlass verteilt werden, handelt es sich bei Mitarbeiterzeitungen um periodisch erscheinende Publikationen. Darin wird auch den Mitarbeitern ein angemessener Platz reserviert. So werden etwa neue Mitarbeiter oder Auszubildende vorgestellt oder über Dienstjubiläen berichtet.

In der internen Kommunikation geht wie im gesamten Bereich des Corporate Publishing, der die Unternehmenskommunikation insgesamt umschreibt, der Trend hin zu mehr Professionalität. Das bedeutet einerseits hochwertige und professionell erstellte Inhalte und andererseits auch eine hochwertige Präsentation. Darüber hinaus wird auch im Bereich der internen Kommunikation zunehmend auf Multimedialität gesetzt. So können die internen Abläufe an einer beliebigen Position schriftlich mit einem Leitfaden, aber auch mit einem sogenannten Erklärvideo veranschaulicht werden. Dieser multimediale Ansatz bietet vor allem zwei Vorteile: Die Arbeitsschritte werden anschaulich gezeigt und die Folgen denkbarer Fehler können anschaulicher aufgezeigt werden, als dies schriftlich der Fall ist.


Die Mitarbeiterzeitschrift als zentrale Publikation

Mitarbeiterzeitschriften wurden schon in den ersten Jahren der Industrialisierung als Mittel der internen Kommunikation eingesetzt. So wurden in den USA schon Mitte des 19. Jahrhunderts Mitarbeiterzeitschriften genutzt. Auf europäischem Boden gelten die Holländer als Trendsetter, wo ein sogenanntes Werkjournal erstmals 1882 produziert wurde. Sechs Jahre später erschien mit dem Schlierbacher Fabrikboten die erste Mitarbeiterzeitschrift auf deutschem Boden. Allerdings stellten Betriebe, die eine Mitarbeiterzeitung produzierten, bis zum Ersten Weltkrieg noch eine deutliche Minderheit dar. Erst nach dem Krieg stieg die Zahl der Publikationen rasant an. Zu den ersten Betrieben, die eine neue Mitarbeiterzeitung einführten, gehörte das Daimler-Werk in Stuttgart. Inzwischen hat sich dieses Medium sogar so weit etabliert, dass die Deutsche Public Relations Gesellschaft einen jährlichen Preis für die beste Mitarbeiterzeitung ausschreibt.

Die Mitarbeiterzeitschrift richtet sich ausschließlich an die Mitarbeiter des Unternehmens. Sie dient primär dazu, die Entscheidungen der Geschäftsführung transparent für die Mitarbeiter zu machen und Neuigkeiten innerhalb der Belegschaft zu verbreiten. Darüber hinaus ist die Mitarbeiterzeitschrift ein wichtiges Instrument zur Pflege von Corporate Identity und Unternehmenskultur. Weil Unternehmen, die eine Mitarbeiterzeitung herausgeben, mit diesem Medium mehr bieten wollen, als ein Sprachrohr für die Geschäftsführung oder einen Kummerkasten für die Mitarbeiter, werden die Medien inzwischen oft von externen Dienstleistern produziert. Damit unterscheidet sich die Mitarbeiterzeitung deutlich von der Kundenzeitschrift, welche im Grunde ein Marketinginstrument zur Imagepflege bei tatsächlichen und möglichen Kunden darstellt.

Sofern möglich wurden in den vergangenen Jahren zahlreiche Mitarbeiterzeitschriften durch ein Intranet ersetzt. Dies setzt allerdings voraus, dass möglichst alle Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz einen Zugang zum Intranet haben, damit sie nicht vom Informationsfluss ausgeschlossen sind. Deshalb entscheiden sich viele Unternehmen für die Variante, eine Mitarbeiterzeitung als Ergänzung zum Intranet anzubieten oder eine andere Möglichkeit zur Verbreitung von Informationen zu bieten, etwa ein schwarzes Brett.


Konzeption der Mitarbeiterzeitschrift

Die Erstellung eines redaktionellen Konzepts ist vor allem dann wichtig, wenn die Mitarbeiterzeitschrift von einem externen Dienstleister erstellt wird. Die Themenplanung erfolgt im Rahmen regelmäßiger Redaktionssitzungen in Abstimmung mit der Geschäftsführung und dem Betriebsrat. Inwieweit die Mitarbeiter in der Zeitschrift die Möglichkeit haben, auch skeptische oder kritische Äußerungen zu treffen, ist abhängig von der Unternehmenskultur.

Vom Aufbau her lehnt sich die Mitarbeiterzeitschrift eng an Publikumszeitschriften an. Während in den meisten Fällen der vordere Teil des Mediums für die aktuellen und wichtigen Nachrichten aus dem Unternehmen reserviert ist, werden im hinteren Teil gerne Soft-News präsentiert. Dazu gehören etwa Mitarbeiterjubiläen oder Geburtstage. Die Mitarbeiterzeitschrift kann aber auch komplett modern aufgemacht sein, wie es etwa bei der preisgekrönten Zeitschrift "you and me" der Deutschen Telekom der Fall ist.


Titel, Texte und Sprache der Mitarbeiterzeitschrift

Der Titel einer Mitarbeiterzeitschrift sollte wie bei jedem Printmedium so ansprechend gestaltet sein, dass er neugierig auf den Inhalt macht. Natürlich sollte nach Möglichkeit ein Bezug zum Unternehmen hergestellt werden können. Das gilt auch für das Layout und die Farbgestaltung. Unternehmen, die nach außen hin ein junges und frisches Image pflegen, wählen gerne innovative Layout-Konzepte, während Firmen aus Branchen, die als traditionsverbunden gelten, eher auf ein konservatives Layout Wert legen. Gern werden in das Layout außerdem die Unternehmensfarben eingebunden. Als Editorial wird bei Mitarbeiterzeitschriften üblicherweise ein Vorwort des Herausgebers, also es Hauptgeschäftsführers oder des Inhabers verwendet.

Grundsätzlich können in Mitarbeiterzeitschriften alle Textsorten, die für Zeitungen und Zeitschriften üblich sind, verwendet werden. In der Praxis dominieren jedoch die Textsorten Bericht und Nachricht, während Reportagen eher seltener untergebracht werden.

Als Musterbeispiel für eine innovative Mitarbeiterzeitschrift gilt branchenübergreifend das Magazin "Bosch Zünder, das in neun Sprachen erscheint und den Mitarbeitern somit auch einen umfassenden Wissenstransfer bietet. Das Magazin besteht aus einem 16-seitigen Mantelteil sowie einer nationalen Beilage mit einem Umfang von vier bis zwölf Seiten.


Produktion und Verteilung

Während das Online-Angebot des Intranets vielfach intern erstellt werden kann, muss die Printversion der Mitarbeiterzeitschrift zumindest teilweise ausgelagert werden. Zwar können die Inhalte übernommen werden, sofern das Unternehmen ein Redaktionssystem zur Content-Verwaltung im Einsatz hat, jedoch ist für die Printversion der Zeitung eine graphische Bearbeitung notwendig, die mit etwas größerem Aufwand verbunden ist. Je nach Auflagenhöhe wird die Mitarbeiterzeitschrift anschließend im Offset- oder Digitaldruck gedruckt und per Hauspost an die Mitarbeiter verteilt.

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