Kurseinheit P030 Pressekonferenzen

Kurseinheit

Lernziel

Die Teilnehmer lernen in dieser Kurseinheit warum die Pressekonferenz zu den wichtigsten Instrumenten der Öffentlichkeitsarbeit gehört und mit welchen Strategien sie eine Pressekonferenz selbstständig vorbereiten und durchführen. 

Studienbriefautor

Martina K. Schneiders

Belegungsempfehlung Dieser Studienbrief wird Teilnehmenden empfohlen, die erlernen möchten, welche Themen und Anlässe sich für eine Pressekonferenz eignen, wie sie eine eigene Pressekonferenz durchführen und welche möglichen Fallstricke sich in der Vorbereitung auftun können.
 
Inhalte Themen für eine Pressekonferenz; erste Vorbereitungen; Planung einer Pressekonferenz; Durchführung einer Pressekonferenz; Erfolgskontrolle
 
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Pressekonferenzen

Pressekonferenzen zählen zu den gängigsten Mitteln der Medienarbeit von Politikern, Institutionen, Verbänden, Stars, Unternehmen und sonstigen Organisationen. Die Journalisten, welche bei einer Pressekonferenz zu Gast sind, werden nicht nur mit Informationen versorgt, sondern haben auch die Gelegenheit, mit Verantwortlichen und Entscheidungsträgern ins Gespräch zu kommen und dadurch wichtige Hintergrundinformationen zu erhalten. Dennoch wird das Instrument der Pressekonferenz im Alltag äußerst sensibel genutzt. Der Grund: Alle Beteiligten müssen relativ viel Zeit aufwenden, was sich nicht für jeden Anlass lohnt.


Themen für eine Pressekonferenz

Grundsätzlich eignet sich fast jedes Thema von der Betriebsansiedlung über die Vorstellung eines Grundsatzprogrammes bis hin zur Verpflichtung eines besonderen Stars bei einer kulturellen Veranstaltung. Wichtig ist sowohl für Veranstalter als auch Journalisten lediglich, dass es sich um einen besonderen Anlass handelt, der den zeitlichen und organisatorischen Aufwand auch rechtfertigt.

Der Journalist geht also üblicherweise mit der Erwartung auf eine Pressekonferenz, dass er ausführlichere Informationen als durch eine Pressemitteilung bekommt und vielleicht sogar ein exklusives Interview oder Foto vereinbaren kann. Das gilt vor allem, wenn ein Unternehmen zu einer Pressekonferenz eingeladen hat. Denn in diesem Umfeld agiert der Journalist ständig im Spannungsfeld zwischen PR und Journalismus, sodass er spätestens im Lauf der Pressekonferenz einen Bezug zum öffentlichen Interesse herstellen muss. Dies ist bei einer Bilanzpressekonferenz oder einer Betriebsansiedlung etwa sehr wohl gegeben, weil hier der unternehmerische Erfolg Auswirkungen auf die örtliche Wirtschaft - möglicherweise sogar den Ausbau der Infrastruktur - hat, bei einer Produktvorstellung hingegen ist die Grenze zur Werbung schnell überschritten.


Erste Vorbereitungen

Die ersten Vorbereitungen für die Pressekonferenz starten bereits mehrere Wochen vor dem eigentlichen Termin. Zunächst gilt es, das Thema zu fixieren und die Adressaten für die Einladungen festzulegen. Gastiert etwa ein internationaler Star bei einem besonderen Event, kann die Pressekonferenz auch für überregionale Medien interessant sein, während die Ansprechpartner für andere Anlässe eher Fachmedien oder die lokalen Medien vor Ort sind.

In den Presseverteiler sollte dann der jeweils verantwortliche Redaktionsleiter aufgenommen werden, weil dieser mit seinen Kollegen und freien Mitarbeitern in der Redaktionskonferenz abspricht, welche Termine wahrgenommen werden und von wem. Anschließend erfolgt die interne Recherche für die Pressekonferenz. Hierbei geht es vor allem darum, welche Informationen öffentlich gemacht werden - betriebliche Interna oder Betriebsgeheimnisse etwa sollten nicht in den Medien publik werden. Aber auch welche Ansprechpartner bereit stehen müssen und wie die Informationen präsentiert werden, ist Teil der Vorbereitung. Schließlich müssen die notwendigen Ressourcen wie PC und Beamer oder Overheadprojektor bereit stehen.


Planung einer Pressekonferenz

Gerne werden die Termine für Pressekonferenzen auf den Vormittag oder den Abend gelegt. Der Grund: Die Produktion tagesaktueller Medien wie Tageszeitungen erfolgt meist in den Nachmittagsstunden, sodass die Journalisten unter Umständen den Termin nicht wahrnehmen können. Als Veranstaltungsort sollten leicht erreichbare und zugängliche Räumlichkeiten gewählt werden, etwa das Betriebsgelände oder die Seminarräume eines Hotels. Diese bieten den Vorteil, dass sie mit der notwendigen Infrastruktur ausgestattet sind und bei Bedarf eine Bewirtung angeboten werden kann, sofern diese im Budgetplan vorgesehen ist.

Etwa vier Wochen vor dem Termin wird festgelegt, welche Medien aus dem Verteiler zur Pressekonferenz eingeladen werden. Die Einladung selbst kann postalisch, per Fax oder per E-Mail erfolgen. Um den Detailablauf besser planen zu können, empfiehlt es sich, einen Termin für die Rückmeldungen zu setzen. Etwa eine Woche vor dem Termin sollten die Journalisten einen ausreichenden Überblick über ihren Terminkalender haben, um die Teilnahme zu- oder absagen zu können.

Sobald die Einladungen verschickt sind, sollte der Pressereferent die Teilnehmer der Konferenz briefen. Hier wird in erster Linie festgelegt, wer die Begrüßung und die anschließende Moderation der Pressekonferenz übernimmt und wie der Ablauf gestaltet wird, sofern fachliche Detailfragen gestellt werden. Meist leitet der Moderator die Frage an den zuständigen Mitarbeiter weiter. Im letzten Schritt erfolgt der Technik-Check. Schließlich soll das notwendige Equipment nicht nur bereit stehen, sondern auch reibungslos funktionieren. Die Organisatoren sollten unter anderem auch darauf achten, dass ausreichend Steckdosen bereitstehen, falls einer der anwesenden Journalisten für sein Equipment benötigt.

Ein besonderes Augenmerk muss der PR-Referent außerdem auf die Gestaltung der Pressemappe legen. Denn diese enthält neben einer Pressemitteilung auch weiteres Infomaterial, gegebenenfalls auch Infografiken und Bilder. Die Pressemappe sollte vor der Pressekonferenz auf den Plätzen der Journalisten bereit liegen und als Ganzes verschickt werden, wenn Journalisten nicht teilnehmen können, jedoch Informationen für die Berichterstattung anfordern.


Durchführung einer Pressekonferenz

Die Organisatoren sollten für die eigentliche Pressekonferenz ein ausreichendes Zeitfenster einplanen. Als Faustregel können sie davon ausgehen, dass die Konferenz in etwa doppelt so lange dauert, wie für den offiziellen Teil vorgesehen ist. Denn im Anschluss stellen die Journalisten meist Fragen, die tiefer in die Materie gehen, weshalb das Hintergrundwissen der anwesenden Fachleute gefragt ist. Um allen Beteiligten einen besseren Überblick zu gewährleisten, ist der Raum zweigeteilt: Auf einer Bühne oder einer Seite des Raumes befinden sich die Veranstalter, ihnen gegenüber die Journalisten. Dadurch ist gerade bei größeren Pressekonferenzen gewährleistet, dass sich die Journalisten nicht gegenseitig behindern - etwa wenn Fotos, Film- oder Audioaufnahmen gemacht werden.

Weil alle anwesenden Journalisten bei der Pressekonferenz dieselben Informationen erhalten, lockern sie den anschließenden Bericht gerne mit einem Interview auf, in dem noch einige individuelle Fragen beantwortet werden. Die Interviews können direkt im Anschluss an die Pressekonferenz oder im Nachhinein auch telefonisch geführt werden. Es bietet sich also an, den Journalisten beide Optionen zur Auswahl zu stellen. Letztere bietet dabei den Vorteil, dass sich die Journalisten mit den Informationen auseinandersetzen können und entsprechend gut vorbereitete Fragen stellen können.

Gut vorbereitet muss auch der Moderator der Pressekonferenz sein. Denn er nimmt bei der Veranstaltung eine Doppelrolle ein: Einerseits fungiert er als Gastgeber, andererseits als kompetenter Gesprächspartner, der nur in Detailfragen von den anwesenden Kollegen unterstützt wird. Souverän wirkt der Moderator etwa, wenn er die einfacheren Fragen und Zusammenhänge selbst erklären kann.


Nach der Pressekonferenz

Der Erfolg einer Pressekonferenz bemisst sich nach zwei Faktoren: Wie reibungslos ist die Veranstaltung abgelaufen und wie umfangreich ist die Berichterstattung beziehungsweise welchen Tenor hat diese. Dies lässt sich mit einer Manöverkritik der Beteiligten und dem Pressespiegel, der aus den Beiträgen erstellt wird, ablesen. Für die Erfolgskontrolle kann es sich als hilfreich erweisen, wenn ein Mitarbeiter aus der Kommunikationsabteilung während der Pressekonferenz anwesend ist und die Podiumsteilnehmer aus Sicht der Journalisten beobachtet.

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